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Ein- und Ausgangsjournale umfassen Berichte über die durchgeführten Kommunikationsvorgänge wie Versenden von E-Mails, Verteilungen aber auch über Download-Aufträge.

Im Eingangsjournal werden Informationen über alle Dokumente gesammelt, die über den PlanTeam-SPACE in die Dokumentation aufgenommen wurden. Darüber hinaus werden hier auch die eingegangenen Nachrichten protokolliert. So ist es z.B. möglich, für einen festgelegten Zeitraum zu suchen, welches Mitglied welche Dokumente eingestellt hat.

Als Ausgangsjournal werden Informationen über alle Dokumente gesammelt, die vom PlanTeam-SPACE geladen wurden. Außerdem werden die ausgehenden E-Mails und Nachrichten protokolliert. So ist es z.B. möglich, für einen festgelegten Zeitraum zu suchen, welche Dokumente durch wen heruntergeladen wurden oder an wen Sie E-Mails versendet haben.

Die Suche nach Ein- und Ausgangsjournalen ist nur bei geöffneter Liegenschaft möglich.

Suchen im Eingangsjournal

Über das Symbol   in der Menüleiste oder bei entsprechender Konfiguration über die Navigationsbuttons in der Kopfzeile öffnen Sie das Suchformular. Wählen Sie im Feld Suche nach den Eintrag "Einträgen im Eingangsjournal".

Tragen Sie die gewünschten Suchkriterien ein und starten Sie die Suche mit Suchen. Von besonderer Bedeutung ist dabei der Eintrag im Feld Kategorie, der die grundlegenden Journaltypen festlegt.

Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen für die Ergebnisdarstellung zur Verfügung:

als Vorgangsliste Stellt jeden Vorgang nur einmal dar.
als Journalliste Stellt jede einzelne Aktion eines Vorgangs dar.
als Planliste (nur CAD-Dokumente) Stellt die Pläne dar, die sich im Ausgangsjournal befinden.
als Planliste mit Empfängern Zeigt die Pläne, die sich im Ausgangsjournal befinden, mit Empfänger an.
als Planverteilung mit Empfängern Stellt alle Empfänger dar, die durch eine Planverteilung einen Plan erhalten haben.
als Dokumentenliste (nur Dokumente) Stellt die Dokumente dar, die sich im Ausgangsjournal befinden.
als Dokumentenliste mit Empfängern Zeigt die Dokumente, die sich im Ausgangsjournal befinden, mit Empfänger an.
als Dokumentenverteilung mit Empfängern Stellt alle Empfänger dar, die durch eine Dokumentenverteilung ein Dokument erhalten haben.

Das Ergebnis wird Ihnen in Form einer Liste angezeigt.

Priorität als Suchkriterium

Nach E-Mails und Nachrichten lässt sich über die Priorität suchen.

Um in der Ergebnisliste E-Mails und Nachrichten über die Priorität identifizieren zu können, fügen Sie in der Anpassung der Berichtsdarstellung das Attribut "Priorität" zu den Attributen hinzu, die für den Bericht verwendet werden.

Suchen im Ausgangsjournal

Über das Symbol   in der Menüleiste oder bei entsprechender Konfiguration über die Navigationsbuttons in der Kopfzeile öffnen Sie das Suchformular. Wählen Sie im Feld Suche nach den Eintrag "Einträgen im Ausgangsjournal".

Tragen Sie die gewünschten Suchkriterien ein und starten Sie die Suche mit Suchen. Von besonderer Bedeutung sind dabei die Einträge im Feld Ergebnisdarstellung und Kategorie, die die grundlegenden Journaltypen und die Darstellung unter verschiedenen Gesichtspunkten festlegen. Im Feld E-Mail (Empfänger) können Sie bekannte Teile der E-Mail-Adresse des Empfängers oder der Empfänger angeben, um das Ergebnis auf diese Weise einzuschränken.

Das Ergebnis wird Ihnen in Form einer Liste angezeigt.

Übernahme in die Dokumentation

Einzelne Einträge in den Suchergebnissen können über die Aktion in die Zwischenablage kopiert werden und stehen anschließend zum Einfügen in Dokumentenmappen zur Verfügung. Hierbei werden PDF-Dateien mit den Anschreiben und Nachrichten-Texten generiert und als neue Dokumente abgelegt.

Suche nach bereits eingepflegten Dokumenten

Einträge, die bereits in die Dokumentation eingepflegt wurden, lassen sich mithilfe des Suchkriteriums "Status" finden.

Um in der Ergebnisliste die bereits in die Dokumentation übernommenen Einträge identifizieren zu können, fügen Sie über die Anpassung der Berichtsdarstellung das Attribut "Status" zu den Attributen hinzu, die für den Bericht verwendet werden.

Liegenschaftsübergreifende Suche

In der globalen Suchfunktion können Sie liegenschaftsübergreifend nach Einträgen in Ein- und Ausgangsjournalen suchen.

Wählen Sie unter Suchen nach im Bereich Nachrichtencenter das gewünschte Journal und bestimmen Sie anschließend die Suchkriterien.

Starten Sie die Suche durch Drücken von Suchen.