Organisationen verwalten

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Allgemeines

Die für die Kommunikation notwendigen Kontaktdaten werden bei Organisationen und der dazu gehörenden Personen gespeichert. Die Organisationen selbst werden in der Organisations-Sicht verwaltet. Diese Sicht steht nur für die Rollen Administrator und Bestandsmanager zur Verfügung.

In die Organisations-Sicht gelangen Sie durch Drücken von in der Liegenschaftsübersicht. Falls Sie also gerade in einer Liegenschaft arbeiten, kehren Sie zunächst in die Liegenschaftsübersicht zurück.

Darstellung

In der Standard-Darstellung werden alle erfassten Organisationen alphabethisch aufgelistet. Organisationen selbst können weitere Abteilungen enthalten. Die in Organisationen oder Abteilungen angelegten Personen werden unterhalb dieser angezeigt. Personen mit Kennung werden farbig hervorgehoben (standardmäßig blau).

Falls individuelle Sichten konfiguriert wurden, können Sie diese zum Strukturieren des Organisationenbaumes verwenden. Damit kann das Auffinden von Organisationen stark vereinfacht werden, beispielsweise bei sehr vielen Organisationen.

Um die Darstellungssicht zu wechseln, klicken Sie auf den Wurzelknoten Organisationen und Personen im Baum und wählen dann auf der rechten Seite die gewünschte Sicht:

Organisation anlegen

Markieren Sie den Wurzelknoten Organisationen und Personen und wählen Sie die Aktion , um eine Organisation anzulegen. Im Arbeitsbereich erscheint das Formular zur Eingabe der Organisationsdaten.
Alternativ können Sie auch die Aktion im Kontextmenü des obersten Wurzelknotens wählen.

Tragen Sie die erforderlichen Daten ein und quittieren Sie mit Anlegen.

Organisation bearbeiten

Klicken Sie in der Organisationsstruktur auf die Organisation, die Sie bearbeiten wollen. Es öffnet sich die Eigenschaftenseite der Organisation.

Die folgende Tabelle erläutert die Aktionen, die zur Verfügung stehen:

Über diese Schaltfläche ändern Sie die Stammdaten der Organisation.
Über diese Schaltfläche können Sie sich die Registrierungsdaten der Organisation anzeigen lassen. Wann und von wem wurde die Organisation registriert? Wann und von wem wurden die Einträge zuletzt geändert?
Hier legen Sie eine neue Person für diese Organisation an.
Über diese Schaltflächen erzeugen Sie eine neue Person durch den Import einer Elektronischen Visitenkarte (VCF-Karte).
Über diese Schaltflächen erzeugen Sie eine neue N.N.-Person. Dieser können Sie zu einem späteren Zeitpunkt reale Namen zuordnen.
Über diese Schaltfläche erzeugen Sie eine neue Abteilung für diese Organisation.
Sie können durch Klick auf diese Schaltfläche die Daten der Zwischenablage (z.B. hier eine Person) in die Organisation einfügen.
Über diese Schaltfläche kopieren Sie die Organisation, um sie dann z.B. mit einer Gruppe (in einer Liegenschaft) zu verknüpfen.
Ein Klick auf diese Schaltfläche löscht die Organisation.
Über diese Schaltfläche blättern Sie die ausgewählte Organisation in der Organisationsstruktur auf.
Durch Klick auf das Stift-Symbol gelangen Sie in ein Textfeld, in dem Sie Stichworte setzen können. Diese Stichworte können bei einer Suche nach der Organisation als Suchkriterien herangezogen werden.
Über diese Schaltfläche ändern Sie die Kommunikationsdaten der Organisation.
Öffnet bei entsprechender Konfiguration die Adresse in einem Kartendienst.
Über diese Schaltfläche ändern Sie die Adressdaten der Organisation. Um die Adressänderung einer Organisation bzw. Abteilung schnell anpassen zu können, ist es möglich, die Adresse von Organisationen und Abteilungen an ihre Unterabteilungen zu vererben. Im Formular muss dann "Adresse vererben" gewählt werden.