Freigaben
Allgemeines
Mit Freigaben können Informationen über den Revisionsstand von Dokumenten verwaltet werden. Nach einer Begutachtung kann die zuständige Person die Dokumente freigeben oder die Freigabe ablehnen.
Das Erteilen von Freigaben erfolgt in zwei Schritten:
- Erstellen der Freigabe. Damit wird bekannt gemacht, dass eine Freigabe zu geben ist.
- Erteilen der Freigabe durch die zuständige Person.
Beide Schritte können auch in einem erfolgen.
Freigaben lassen sich für bestimmte Dateien (entsprechend ihrer Endung), als auch getrennt für Dokumente und CAD-Dokumente konfigurieren. Weiterhin können Freigaben so konfiguriert werden, dass sie nur einmal für ein bestimmtes Dokument erstellt werden können. Das ist unter anderem dann sinnvoll, wenn getroffene Entscheidungen zur Freigabe eines Dokuments nicht beliebig verändert werden sollen. Gegebenenfalls kann dann für eine neue Version des Dokuments eine neue Freigabe erstellt werden. Letztlich kann es also sein, dass nicht immer alle Freigaben für alle Dokumente zur Verfügung stehen.
Mit Erteilen oder Ablehnen einer Freigabe können auch Aktionen, wie das Verändern von Zugriffsrechten oder das Setzen von Statuswerten konfiguriert werden. Bei Einsatz von Workflows können Freigaben auch zum Steuern des weiteren Verlaufs genutzt werden.
Freigaben erstellen
Freigaben werden über das Symbol 
in der Aktionsleiste für Ordner
und Mappen bzw. in den Eigenschaftenseiten für Indizes und Dokumente, rechts
neben dem Feld "Letzte Freigabe", erstellt. Alternativ können Sie Freigaben auch
in Listen von Dokumentenmappen, Planmappen und Indizes erstellen.
In der Eingabemaske zum Erstellen der Freigabe wählen Sie im Feld "Freigabe" eine der in der Liegenschaft zur Verfügung stehenden Freigaben aus. Im Feld "Status" können Sie festlegen, ob die Freigabe als "Offen", "Gegeben", "Gegeben mit Auflage", "Teilfreigabe" oder als "Abgelehnt" angelegt werden soll. Wenn Sie den Status "Offen" wählen, kann die Freigabe später vom zuständigen Bearbeiter gegeben oder nicht gegeben werden. Andernfalls wird die Freigabe ohne Änderungsmöglichkeit entsprechend angelegt.
Die Reiterkarte Dokumente informiert sie über die Dokumente, für die diese Freigabe erstellt
wird. Mit der Aktion Einfügen können Sie noch weitere Dokumente der Freigabe hinzufügen.
Die Dokumente müssen sich dafür in der Zwischenablage befinden. Mit der Aktion 
können Sie Dokumente aus der Auswahl entfernen.
Mit der Option "Anschließend E-Mail senden" wird im Anschluss an die Erstellung der Freigabe der Editor zum Erstellen einer Nachricht geöffnet.
Die erstellten Freigaben werden unter dem Informationsbereich des betreffenden Dokuments oder Index angezeigt.
Freigaben erteilen
Offene Freigaben können nachträglich erteilt werden.
Klicken Sie zum Geben einer Freigabe auf die Aktion 
an der entsprechenden Freigabe.
Passen Sie das vorgeschlagene Datum gegebenenfalls an und wählen Sie im Feld "Status" aus, ob Sie die Freigabe als "Gegeben", "Gegeben mit Auflage", "Teilfreigabe" oder "Abgelehnt" erteilen möchten.
Mit der Option "Anschließend E-Mail senden" wird im Anschluss an die Erstellung der Freigabe der Editor zum Erstellen einer Nachricht geöffnet.
Entsprechend der erteilten Freigaben werden diese unter dem Informationsbereich für ein Dokument oder ein Index angezeigt. Einmal erteilte Freigaben können nicht mehr verändert werden.
Informationen über Freigaben
Für eine bessere Übersichtlichkeit befindet sich in der Aktionsleiste der Liegenschaftsdokumentation die Aktion Freigaben darstellen. Um diese Aktion ausführen zu können, müssen Sie die Rolle des Dokumentenmanagers besitzen, außerdem muss in der Liegenschaft mindestens eine Freigabe definiert sein.
Wenn Sie auf diese Aktion klicken, wird ein Dialog geöffnet, der Ihnen alle in der Liegenschaft enthaltenen Freigaben übersichtlich darstellt.
